Sat Dec 15 2018 05:29:44 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Prosedür Nedir? Prosedür Nasıl Yazılır?

Prosedür köken olarak Fransızca bir kelimedir. Fransızca da “procédure” şeklinde yazılan kelimenin anlamı, yargılama yöntemi, yargılama aşamaları anlamına gelmektedir. Basit bir dille anlatmak gerekirse bizce prosedür, hedefe giden yolda, neyi ne zaman, nerede, nasıl ve kimin yapacağını tarifleyen kalite dokümanlarına denir.

Prosedür Nasıl Yazılır?

Temelde iyi bir prosedür içeriği için, 5N+1K denilen, (Ne, Nerede, Ne zaman, Nasıl, Neden, Kim ) metot kullanmak gerekir. Bu metotla yazılan prosedür, bu prosedürü kullanan tüm birimleri tek bir anlamaya sevk edecektir.

Prosedürün İçerik Aşamaları Nelerdir?

1.0. Amaç

Prosedürün amacı açık bir dille tarfilenmelidir. 3 cümleden fazla olmaması tavsiye edilir. Kullanılan dil, tam anlamı ile prosedürün amacını, okuyanlara anlatabilmesi gerekir.

2.0. Uygulama Alanı

Prosedürün uygulanmasında etkilenen, birimler, yöntemler, faaliyetleri anlatan bölümdür. Dikkat edilmesi gereken nokta, prosedürün yürütülmesi için, tek bir alana yönlendirme yapması gerekmektedir.

3.0. Tanımlar

Varsa prosedürde özel terim, bilgi aktarma, deneyim, kavram vb. olguların açıkça belirtilmesi ve tarfilenmesi.

4.0. Kayıtlar

Prosedürün uygulanması sırasında, kullanılacak olan, talimat ve formaların, numaraları ile birlikte, açıkça yazılması.

5.0. Referanslar

Prosedürün uygulanması aşamasında, ilgili bölüm sorumlularının, müdürlerinin açıklanması gerekir.

6.0. Uygulama

Yapılacak olan işin, iş akış şemalarına göre, tarfilenmesi, ne yapılacak, kim tarafından yapılacak, ne şekilde yapılacak , ne zaman yapılacak, hangi kayıtlar tutulacak vb.. açık ve net bir dil ile açıklanması.

Örnek Prosedür Yazımı

Birlikte bir prosedür yazalım, Prosedürümüzün konusu Satış Sonrası Servis olsun,

AMAÇ

Bu prosedürün amacı; İmal edilen ürünlerin Müşteriye satıldıktan sonra Servis hizmetlerinin nasıl olacağını tanımlamak ve sorumlulukları belirtmektir.

KAPSAM

Bu Prosedür; üretilen ürünlerin Satış Sonrası Servis hizmetlerini kapsar.

SORUMLULUKLAR

Bu prosedürün Hazırlanmasından Kalite Müdürü, Onayından Genel Müdür / Genel Müdür Yrd. uygulanmasından Satış Sonrası Servis Bölümü sorumludur.

TANIMLAR

SSS: Satış Sonrası Servis

KM: Kalite Müdürü

GM. Genel Müdür

UYGULAMA

Üretilmiş ve satışı yapılmış ürünlerin Satış Sonrası Servis Hizmeti arıza ve bakım olarak 2 şekilde verilir.

Arıza:
1. Müşteri yazılı veya Telefon ile arayıp arızayı bildirir, konu Müşteri geri bildirim formuna kayıt edilir.
2. Konu satış sonrası servis bölümüne aktarılır. SSS; Arıza türü, araç tipi, imal yılı, garanti durumu, Müşteri adı ve açık adresi, telefon numarası, Müşteri Yetkilisi Adı-Soyadı gibi bilgileri Müşteriden alır ve Araç Bakım Onarım ve Fiyat Teyit Alma formuna kayıt eder.
3. Arızaya Şirket dışında müdahale edilmesi gerekiyor is; Servis Bölümü arızanın türüne göre müdahale ekibini oluşturur, Araç Bakım Onarım ve Fiyat Teyit Alma formunu ekip liderine verir ve derhal arızanın olduğu yere yönlendirir.
4. Arızaya Şirkette müdahale edilecek ise; Servis Bölümü Araç Bakım Onarım ve Fiyat Teyit Alma Üretim / Fabrika Müdürüne iletir ve aracın geliş tarihini bildirir.
5. Arızaya Şirket dışında veya Şirket içinde müdahale edilir, yapılan işlemler Makine Arıza-Bakım takip formuna kayıt edilir, Form Müşteriye imzalatılır. Bir nüshası müşteriye verilir, diğer nüsha SSS Bölümüne iletilir.
6. Ürün garanti kapsamındaysa ücret talep edilmez, garanti dışı ise Araç Bakım Onarım ve Fiyat Teyit Alma formu Muhasebe bölümüne iletilerek Faturalandırılır ve Fatura Müşteriye gönderilir.
7. Parça değişimlerinde, Yurt içi için arızalanan parça istenerek, yenisi firmaya gönderilir. Acil durumlarda ise parça derhal Müşteriye gönderilir, arızalı parça Müşteriden istenir. Yurt dışı taleplerde Müşteri mağduriyetini engellemek için arızalanan parça yerine yenisi derhal Müşteriye gönderilir, arızalı parça Müşteriden istenir.

Bakım:
1. Müşteriden yazılı veya sözlü gelen bakım talepleri SSS Bölümüne iletilir.
2. SSS Bölümü Şirketin fiyat politikasına göre talepleri fiyatlandırarak Müşteriye yazılı teklif verir,
3. Teklif kabul edildiği takdirde Müşteri ile Bakım Sözleşmesi imzalanır, Teklif ret edildiğinde arşive kaldırılır.
4. Bakımı yapılacak araç Sözleşme imzalandıktan sonra Şirkete çağırılır, SSS Bölümü Bakım ile ilgili olarak Araç Bakım Onarım ve Fiyat Teyit Alma formunu doldurur ve Üretim müdürüne iletir.
5. Gelen araca Üretim/Fabrika Müdürünün belirlediği ekip bakım yaparak yapılan işlemleri Araç Bakım Onarım ve Fiyat Teyit Alma formuna kayıt eder.
6. Araç Bakım Onarım ve Fiyat Teyit Alma Formu Muhasebe bölümüne iletilir, yapılan işlemler bakım sözleşmesine göre fiyatlandırılarak Müşteriye Fatura kesilir.
7. Araç Faturası ile birlikte tutanak karşılığı Müşteriye teslim edilir.